Etiket Menelepon Seseorang

Pada masa kini dengan teknologi yang terus berkembang pesat, apalagi di kota-kota besar dengan berbagai gadget komunikasi yang bertebaran bahkan dengan harga terjangkau, pembicaraan jarak jauh dengan orang lain sudah jauh lebih mudah ketimbang masa-masa sebelumnya. Begitu pula komunikasi melalui telepon, bisa dikatakan bahwa sebagian besar orang di kota besar lebih akrab dengan telepon genggamnya (handphone) ketimbang telepon rumah.

Kebanyakan orang lebih cenderung menghubungi nomor handphone seseorang lainnya karena orang yang dituju yang akan langsung menjawab panggilan telepon. Lain halnya bila menghubungi nomor telepon rumah, belum tentu orang yang dicari sedang berada di tempat untuk menjawab panggilan telepon.

Dengan segala kemudahan berkomunikasi melalui telepon ataupun handphone, ada kecenderungan seseorang menjadi lupa bahwa etika berkomunikasi masih harus dijaga. Bisa jadi ini dikarenakan kita hanya mendengar suara lawan bicara kita, tanpa bisa melihat reaksi ataupun raut wajahnya saat berkomunikasi dengan kita.

Itulah sebabnya, tata cara berkomunikasi melalui telepon ataupun handphone tetap harus diperhatikan. Batas-batas dan sopan santun juga rambu-rambu atau etiket tetap harus dijaga, atau salah-salah nanti lawan bicara kita mulai merasa jengkel, lalu mulai menjauh dari kita, menghindar bertemu muka dengan kita, dan lambat laun juga menghindar dari panggilan telepon kita.

Jadi, bagaimana cara menelepon yang baik?

Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menelepon seseorang:

• Jangan menelepon kepagian maupun kemalaman. Usahakan menelepon hanya antara pukul 07.00 sampai 21.00, kecuali jika Anda harus menyampaikan sesuatu yang darurat.
  Sebagian besar orang tidak mau diganggu sebelum pukul 07.00 maupun sesudah pukul 21.00. Lain halnya bila Anda sebelumnya sudah membuat janji untuk pembicaraan telepon pada waktu yang “tidak semestinya”, misalnya karena ada perbedaan zona waktu yang besar (karena beda negara) atau bentuk kesepakatan lainnya.
• Pastikan Anda menghubungi nomor telepon yang benar. Bila salah sambung, segera minta maaf.
  Orang yang menerima telepon di seberang sana mungkin sedang berada pada kondisi yang tidak semestinya untuk menjawab telepon Anda, misalnya karena kondisi tubuh ataupun kesehatannya, atau sedang sibuk dengan pekerjaan yang diburu waktu, jadi Anda tetap harus menghargai mereka dan meminta maaf karena sudah mengganggu waktu mereka.
• Pastikan Anda berbicara dengan suara yang ramah dan jelas.
  Tidak semua orang memiliki pendengaran yang super baik untuk menangkap suara yang tidak jelas, apalagi yang terdengar seperti “kumur-kumur”. Selain itu, suara Anda lah yang mengirimkan kesan-kesan pertama tentang karakter dan kepribadian Anda kepada orang di seberang sana. Jangan sampai sang penjawab telepon mendapatkan kesan pertama yang tidak menyenangkan dari suara Anda.
• Bila Anda yang menelepon seseorang, ketika akhirnya panggilan telepon Anda dijawab, jangan lupa untuk mengucapkan salam terlebih dahulu, entah itu “Selamat pagi”, “Selamat siang”, “Selamat sore” ataupun “Selamat malam”.
  Jangan sekali-kali langsung mengatakan apa yang Anda inginkan tanpa mengucapkan salam terlebih dahulu. Tentunya Anda tidak mau memberi kesan buruk sedari awal pembicaraan telepon, bukan?
• Bila Anda yang menelepon, jangan lupa memperkenalkan diri terlebih dahulu. Jangan justru bertanya kepada sang penjawab telepon, “Siapa ini?” atau “Siapa sih ini?” ataupun “Ini siapa ya?” Ingatlah, Anda yang sedang menelepon mereka, jadi Anda lah yang punya kewajiban untuk memperkenalkan diri Anda.
  Ketika memperkenalkan diri Anda sendiri kepada sang penjawab telepon, jangan hanya mengatakan “Dari teman”, hanya karena Anda tidak ingin meninggalkan nama Anda. Jika Anda sebegitu takutnya meninggalkan nama diri Anda sebagai identitas sang penelepon, lebih baik jangan menghubungi telepon itu sedari awalnya, atau Anda hanya akan menimbulkan kejengkelan dan kesan buruk bagi sang penjawab telepon bahkan orang yang sedang Anda cari itu sendiri.

Hal-hal yang harus diperhatikan ketika sang penjawab telepon tadi bukanlah orang yang Anda cari:

• Setelah mengucapkan salam dan memperkenalkan diri, katakan apa yang Anda inginkan (misalnya mencari orang yang dituju itu) dengan sopan. Bila orang yang dicari ternyata tidak berada di tempat, dalam mengakhiri pembicaraan telepon pun, lakukanlah dengan sopan. Jangan langsung menutup telepon begitu saja tanpa mengucapkan terima kasih dan salam.
  Baik memulai maupun mengakhiri pembicaraan telepon, lakukanlah dengan sopan santun, atau Anda akan dianggap kasar dan tidak tahu etika maupun kesopanan.
• Bila Anda tidak berhasil menghubungi orang yang dituju, bersabarlah, berikan kesempatan dan selang waktu dalam menelepon orang itu kembali.
  Bayangkan bila layar telepon Anda menunjukkan jumlah miscall yang “tidak masuk akal” dalam selang waktu yang hanya kurang dari satu jam atau bahkan setengah jam, dari seseorang yang sama. Bagaimana perasaan Anda? Tidakkah Anda merasa bahwa sang penelepon itu tidak sabaran dan penuh pemaksaan terhadap Anda?

Hal-hal yang harus diperhatikan bila orang yang Anda cari akhirnya menerima panggilan telepon Anda:

• Sapalah dengan sopan terlebih dahulu. Lalu jangan lupa tanyakan apakah Anda sedang mengganggu waktunya atau tidak.
• Bila orang itu menjawab bahwa dia sedang ada di tengah pekerjaannya, atau dia sedang hampir meninggalkan tempat karena hendak pergi keluar:
  • Jangan abaikan apa yang tersirat dalam jawaban tadi. Itu tandanya Anda sedang menelepon pada waktu yang tidak tepat, karenanya, jangan cuek dengan tetap meneruskan pembicaraan Anda seolah-olah Anda tidak tahu bahwa orang itu sedang tidak bisa diganggu!
  • Anda sudah tahu bahwa orang itu sedang tidak bisa meladeni telepon Anda, tetapi jangan langsung memutus panggilan telepon begitu saja tanpa berkata apapun lagi.
    Segera minta maaf karena telah mengganggu waktunya juga telah menunda rencananya, lalu katakan secara singkat dan jelas tentang alasan dan tujuan Anda meneleponnya.
    Bila kata-kata Anda akan terlalu panjang untuk dikatakan pada saat itu juga, tanyakanlah dengan sopan tentang kapan Anda bisa menelepon kembali. Jangan lupa akhiri pembicaraan singkat itu dengan sopan.
• Bila orang itu ternyata punya waktu untuk berbincang dengan Anda di telepon:
  • Jangan melakukan pembicaraan telepon itu lebih dari satu jam, bahkan berjam-jam.
    Orang yang Anda ajak bicara itu mungkin sungkan untuk mengakhiri pembicaraan telepon Anda, berhubung Anda yang menelepon. Anda mungkin kebanyakan pulsa, atau dana Anda banyak untuk membayar tagihan telepon Anda. Tetapi ingatlah, orang yang Anda cari itu juga punya kehidupan pribadi dan waktu pribadinya yang berharga. Ketika dia menjawab telepon Anda, saat itu mungkin memang masih waktu luangnya, tetapi waktu terus berjalan seiring pembicaraan telepon, dan Anda harus sadar bahwa setiap orang punya jadwal dan alokasi waktu yang tidak sama dengan Anda.
  • Jangan menelepon orang itu berkali-kali pada hari yang sama, kecuali memang sudah ada kesepakatan untuk demikian.
    Ingatlah, orang itu juga punya kehidupan pribadinya, alokasi waktu pribadinya. Hidupnya tidak hanya untuk meladeni Anda maupun panggilan telepon dari Anda. Jadi hargailah privacy orang yang bersangkutan, kehidupan dan waktu pribadinya, termasuk hak asasi orang itu untuk mengistirahatkan telinganya.

Akhir kata, jangan lupa mengakhiri panggilan telepon Anda dengan sopan. Bila Anda sudah mengganggu kenyamanan seseorang dengan panggilan telepon Anda, ataupun meneleponnya tanpa memperhatikan rambu-rambu dan sopan santun, bisa-bisa orang itu tidak mau menjawab telepon Anda lagi sama sekali, bahkan sampai menghindar saat Anda ingin bertemu muka.
Kalau hal itu sampai terjadi, bukankah Anda yang rugi sendiri?